Bürokratieabbau in der landwirtschaft: digitale lösungen statt papierflut

Warum der Bürokratieabbau gerade jetzt entscheidend ist

Viele Betriebe sind wirtschaftlich unter Druck, gleichzeitig wächst der Verwaltungsaufwand. Flächenanträge, Düngedokumentation, Tierregister, CC-Kontrollen, Tierwohlprogramme, Versicherungen, Direktvermarktung – fast jeder betriebliche Schritt erzeugt Formulare, Nachweise und Fristen. In Gesprächen mit Landwirten fällt ein Satz immer wieder: „Ich bin mehr im Büro als auf dem Acker oder im Stall.“

Der politische Ruf nach „Bürokratieabbau“ begleitet die Landwirtschaft seit Jahren. Im Koalitionsvertrag der Bundesregierung, in den Beschlüssen der Agrarministerkonferenz und im aktuellen „Bürokratieentlastungsgesetz“ taucht das Thema regelmäßig auf. Doch in der Praxis erleben viele Betriebe eher das Gegenteil: neue Auflagen, zusätzliche Kontrollen, neue Portale.

Die zentrale Frage lautet daher: Wie lässt sich der Verwaltungsaufwand auf den Höfen real verringern – nicht nur auf dem Papier? Ein Schlüssel liegt in durchdachten, praxisnahen digitalen Lösungen, die Prozesse vereinfachen, Daten doppelt nutzbar machen und Medienbrüche vermeiden. Entscheidend ist dabei, dass sie sich an der Realität der Betriebe orientieren – nicht an den Vorstellungen von Behörden-IT.

Wo die Papierflut in der Praxis entsteht

Wer den Bürokratieabbau ernst meint, muss zunächst verstehen, wo auf den Betrieben heute die meiste Zeit im Büro verloren geht. In Interviews mit Landwirten und Beratern zeigen sich immer wieder ähnliche Schwerpunkte:

• Flächen- und Prämienanträge (GAP): Jährliche Anträge, Flächenabgleich, Ökoregelungen, Landschaftselemente, Greening-Nachwirkungen, Pufferstreifen – die Anforderungen haben sich in den letzten Förderperioden eher erhöht als vermindert.

• Düngedokumentation: Düngeverordnung, Hoftorbilanz, Nährstoffvergleich, Stoffstrombilanz, Lagerkapazitäten, Ausbringungsverbote – insbesondere in roten Gebieten ist die Dokumentation sehr detailliert.

• Tierhaltung und Tierwohlprogramme: HIT-Meldungen, Bestandsregister, Tierbewegungen, Tierarzneimittel, QS, Initiative Tierwohl, Haltungsformkennzeichnung – oft mit ähnlichen Daten in unterschiedlichen Formaten.

• Kontrollen und Nachweispflichten: Cross Compliance, Öko-Kontrollen, Umweltauflagen, Gewässerschutz, Abfallnachweise, Arbeits- und Gesundheitsschutz.

• Direktvermarktung und Diversifizierung: Kassenführung, Etikettierung, Hygienekonzepte, Kundenverwaltung, Verträge mit Gastronomie und Handel.

Einige Landesbauernverbände haben versucht, den Zeitaufwand zu beziffern. Die Spannen sind groß, aber für viele Vollerwerbsbetriebe liegen die Angaben zwischen 300 und 800 Stunden Verwaltungsarbeit im Jahr. Selbst wenn man konservativ rechnet, entspricht das vier bis zehn vollen Arbeitswochen.

Damit ist klar: Es geht nicht um „gefühlte“ Bürokratie, sondern um handfeste Arbeitszeit, die an anderer Stelle fehlt – sei es auf dem Acker, im Stall oder bei der Betriebsentwicklung.

Digitale Lösungen: Entlastung oder nur neue Pflichtprogramme?

In den letzten Jahren wurden zahlreiche digitale Anwendungen eingeführt: elektronische Flächenanträge, das Herkunftssicherungs- und Informationssystem Tier (HIT), Online-Portale der Landwirtschaftskammern, digitale Tierarzneimittelregister, Schlagkartei-Software, Apps für Düngung und Pflanzenschutz.

Viele Betriebe nutzen heute mindestens drei bis fünf verschiedene digitale Systeme parallel. Die Rückmeldungen aus der Praxis sind gemischt:

• Positiv wird bewertet, dass Daten nicht mehr per Hand mehrfach abgeschrieben werden müssen, dass Luftbilder im Flächenantrag die Orientierung erleichtern und dass Meldungen (z.B. Tierbewegungen) jederzeit online machbar sind.

• Kritisch sehen viele Landwirte die Vielzahl an Portalen mit jeweils eigenen Zugangsdaten, Benutzeroberflächen und Logiken. Auch die Doppel- und Dreifacherfassung gleicher Daten bleibt trotz „Digitalisierung“ häufig bestehen.

Digitalisierung allein reduziert die Bürokratie daher nicht automatisch. Ein PDF-Formular statt eines Papierbogens ist noch kein Bürokratieabbau. Entlastung entsteht erst, wenn:

• Daten nur einmal erfasst und mehrfach genutzt werden können.

• Behörden und Kontrollstellen auf gemeinsame Datenbestände zugreifen.

• Programme so gestaltet sind, dass sie logische Arbeitsabläufe im Betrieb abbilden – nicht nur rechtliche Paragrafen.

Beispiel Ackerbau: Digitale Schlagkartei statt Zettelwirtschaft

Ein klassischer Bereich für digitale Erleichterung ist die Schlagdokumentation im Ackerbau. Viele Betriebe dokumentieren Dünge- und Pflanzenschutzmaßnahmen, Saattermine und Erträge bereits digital, etwa mit Farm-Management-Informationssystemen (FMIS) oder Apps der Landtechnikhersteller.

Im Idealfall lassen sich aus diesen Daten direkt Berichte für die Düngebilanz, Pflanzenschutzjournale oder Nachweise für Zertifizierungen generieren. In der Praxis hängt der Nutzen stark von einigen Faktoren ab:

• Automatische Datenerfassung: Moderne Traktoren, Düngerstreuer oder Spritzen können Arbeitsdaten direkt erfassen. Wenn Terminals, GPS und FMIS sinnvoll verknüpft sind, reduziert das den manuellen Aufwand erheblich. Voraussetzung ist allerdings eine saubere Stammdatenpflege (Schläge, Kulturen, Produkte).

• Schnittstellen zu Behördenportalen: Einige Bundesländer testen oder nutzen bereits Schnittstellen zwischen innerbetrieblicher Schlagkartei und dem Online-Flächenantrag. Wer seine Schläge im FMIS pflegt, könnte perspektivisch große Teile des Antrags automatisiert übernehmen. Noch ist das nicht flächendeckend möglich, aber Pilotprojekte zeigen, wohin die Reise gehen kann.

• Pragmatische Auswertung: Entscheidender Punkt aus Sicht der Betriebe: Lässt sich mit wenigen Klicks genau der Bericht erzeugen, den der Kontrolleur verlangt? Dort trennt sich oft die Spreu vom Weizen – gute Programme liefern fertige Auswertungen nach VO-Vorgabe, andere überlassen die Aufbereitung dem Nutzer.

Ein Betriebsleiter eines 280-Hektar-Ackerbaubetriebs in Niedersachsen bezifferte gegenüber unserer Redaktion die Zeitersparnis durch die Umstellung auf eine konsequent genutzte digitale Schlagkartei auf „mindestens zwei volle Wochen pro Jahr“, vor allem beim Flächenantrag und bei Kontrollen. Voraussetzung war allerdings eine intensive Einführungsphase und Schulung.

Beispiel Tierhaltung: Vom Stallbuch zum integrierten Tierdaten-Management

Auch in der Tierhaltung liegt viel Potenzial im digitalen Datenmanagement. Schweine- und Rinderhalter melden heute Tierbewegungen über HIT, dokumentieren Tierarzneimittel, erfassen Leistungsdaten und erfüllen Anforderungen von Programmen wie Initiative Tierwohl oder QM-Milch.

Probleme entstehen häufig, weil dieselben Informationen in verschiedenen Systemen in leicht unterschiedlicher Form benötigt werden. Ein digitales „Stallbuch“, das diese Daten bündelt, kann hier deutlich entlasten.

In der Praxis bewähren sich Lösungen, die:

• Meldungen an HIT direkt aus der Stall- oder Herdenmanagementsoftware erzeugen.

• Tierarzneimittel dokumentieren und gleichzeitig die gesetzlichen Auswertungspflichten berücksichtigen.

• Daten für Tierwohlprogramme aufbereiten, ohne dass der Landwirt alles in zusätzlichen Excel-Tabellen zusammenstellen muss.

Ein Milchviehbetrieb mit 180 Kühen in Bayern berichtet beispielsweise, dass HIT-Meldungen, Tierarzneidokumentation und QM-Milch-Nachweise heute vollständig über ein integriertes Herdenmanagementsystem laufen. Der Betriebsleiter schätzt die Zeitersparnis im Vergleich zur früheren Papierdokumentation auf „rund 100 Stunden pro Jahr“.

Allerdings zeigt sich auch hier: Der Mehrwert entfaltet sich nur, wenn die Systeme laufend gepflegt, Updates eingespielt und Mitarbeiter im Umgang geschult werden. Sonst wird aus der erhofften Entlastung schnell eine neue Fehlerquelle.

Was digitale Bürokratieentlastung auf dem Hof konkret bedeutet

Für Landwirte zählt am Ende nicht, wie modern ein System aussieht, sondern ob es im Alltag tatsächlich Zeit spart und Fehler reduziert. Aus zahlreichen Erfahrungsberichten lassen sich einige klare Anforderungen ableiten:

• Nur einmal erfassen: Betriebsdaten (Flächen, Schläge, Tierbestände, Stall- und Lagerkapazitäten) sollten zentral gepflegt und in verschiedene Anwendungen „gespiegelt“ werden können.

• Standardisierte Schnittstellen: FMIS, Herdenprogramme, Maschinenhersteller, Lohnunternehmer und Behördenportale brauchen gemeinsame Datenstandards. Die „Agrirouter“-Plattform oder Initiativen für offene Schnittstellen sind erste Schritte in diese Richtung.

• Offline-Fähigkeit: In vielen Regionen ist das Mobilfunknetz lückenhaft. Anwendungen müssen auch offline funktionieren und Daten später synchronisieren können. Sonst bleibt der Zettel auf dem Traktorsitz am Ende doch die schnellere Lösung.

• Klare Zuständigkeiten: Wer hilft, wenn etwas nicht funktioniert? Support durch Hersteller, Berater oder Kammern muss verlässlich und praxisnah sein.

• Transparente Kosten: Monatliche Abogebühren summieren sich. Betriebe brauchen eine klare Kosten-Nutzen-Rechnung – inklusive Schulung und Zeitaufwand für die Einführung.

Politik und Verwaltung: Ohne Systemwechsel bleibt die Last auf den Höfen

Die beste Hofsoftware nützt wenig, wenn Gesetze und Verordnungen immer neue Detailnachweise verlangen. Viele Fachleute weisen darauf hin, dass echter Bürokratieabbau in der Landwirtschaft nicht nur eine technische, sondern vor allem eine rechtliche Frage ist.

Einige zentrale Stellschrauben:

• Mehr Vertrauensschutz: Statt immer neuer Einzelnachweise könnte stärker mit Stichproben und Risikoanalysen gearbeitet werden. Wer über Jahre unauffällig ist, sollte seltener und weniger detailliert kontrolliert werden.

• Verbindliche Datenteilung innerhalb der Verwaltung: Wenn ein Betrieb seine Flächendaten im GAP-Antrag erfasst, sollten Umwelt- und Wasserbehörden diese Informationen nutzen können, statt eigene Formulare zu verlangen.

• Klare Priorisierung: Nicht jede fachliche Idee muss sofort zur gesetzlichen Pflicht werden. Gerade bei Tierwohl- und Umweltinformationen stellt sich die Frage: Was ist wirklich erforderlich, und was könnte freiwillig oder stichprobenbasiert bleiben?

• Rechtsverbindliche Digitalisierung: Wenn digitale Meldungen und Dokumentationen genutzt werden, sollte klar geregelt sein, dass sie Papiernachweise ersetzen – inklusive Archivierungspflichten.

Das Bundeslandwirtschaftsministerium betont in seiner Digitalisierungsstrategie zwar, dass man „Medienbrüche abbauen“ und „die einmalige Datenerfassung“ fördern wolle. Aus Sicht vieler Betriebe ist aber noch ein weiter Weg zu gehen, bis diese Ziele in den Landesportalen und bei den konkreten Kontrollen vollständig ankommen.

Praktische Schritte für Betriebe: Wo sich der Einstieg lohnt

Angesichts der Vielzahl an Angeboten und Versprechen ist die Frage berechtigt: Wo fängt man an, wenn man den Papierberg wirklich verkleinern will?

Aus Gesprächen mit Beratern und Praktikern lassen sich einige pragmatische Einstiegspunkte ableiten:

• Bestandsaufnahme: Welche Bereiche erzeugen auf dem Hof aktuell am meisten Büroaufwand? Düngebuchführung? Flächenantrag? Tiermeldungen? Zertifizierungen? Eine ehrliche Analyse hilft, Prioritäten zu setzen.

• Konzentration auf zwei bis drei Kernprozesse: Statt „alles digital“ auf einmal umzusetzen, ist es oft sinnvoll, zunächst zwei oder drei Hauptprozesse konsequent zu digitalisieren – etwa die gesamte Schlagdokumentation und die Tiermeldungen.

• Programme testen: Viele Softwareanbieter bieten Testphasen oder Demo-Versionen. Diese Chance sollte genutzt werden, idealerweise gemeinsam mit dem Hoftierarzt, dem Pflanzenschutzberater oder dem Buchführer. So lässt sich prüfen, ob das System zum Betrieb passt.

• Schulung einplanen: Zeit für Einweisung und Einarbeitung muss bewusst eingeplant werden. Mehrere Betriebe berichten, dass ohne einen gezielten „Starttag“ mit Schulung das Projekt schnell im Alltagsstress versandet.

• Mitarbeiter einbinden: Wer im Stall oder auf dem Traktor arbeitet, sollte in die Auswahl der Apps und Geräte einbezogen werden. Zu komplizierte Lösungen werden in der Praxis oft umgangen – und der Papierzettel kommt zurück.

Rolle der Beratung: Übersetzer zwischen Recht, Technik und Praxis

Viele Landwirte sehen sich im Spannungsfeld zwischen komplexen rechtlichen Vorgaben und einer unüberschaubaren Zahl technischer Lösungen. Hier können Berater eine wichtige Rolle einnehmen – als „Übersetzer“ und Filter.

Landwirtschaftskammern, Erzeugergemeinschaften, Maschinenringe und unabhängige Berater bieten zunehmend Schulungen und Servicepakete für digitale Dokumentation an. Erfolgreich sind aus Sicht vieler Betriebe Angebote, die:

• konkrete Anwendungsfälle durchspielen (z.B. „GAP-Antrag mit FMIS-Daten vorbereiten“),

• Rechtsvorgaben in klare Arbeitsschritte übersetzen,

• unterschiedliche Systeme vergleichend vorstellen und Vor- und Nachteile offen benennen,

• auch nach der Einführung telefonisch oder vor Ort unterstützen.

Ein Berater eines Maschinenrings brachte es im Gespräch auf den Punkt: „Die Technik an sich ist selten das Hauptproblem. Entscheidend ist, ob sie zu den Abläufen und Menschen auf dem jeweiligen Hof passt.“

Ausblick: Was sich Landwirte von Politik und Technik zu Recht erwarten

Der Druck, Bürokratie abzubauen, wird in den kommenden Jahren weiter steigen. Steigende Anforderungen in den Bereichen Klima, Biodiversität, Tierwohl und Lebensmittelsicherheit werden sich nicht völlig ohne Nachweise abbilden lassen. Die Frage ist daher nicht, ob Daten erhoben werden – sondern wie.

Damit digitale Lösungen in der Landwirtschaft tatsächlich zum Bürokratieabbau beitragen, zeichnen sich aus Sicht vieler Betriebe einige klare Leitlinien ab:

• Rechtliche Entschlackung und technische Vereinfachung müssen zusammen gedacht werden. Eine immer komplexere Rechtslage lässt sich auch mit der besten Software nur begrenzt „wegdigitalisieren.

• Zentrale Datenplattformen mit klaren Zuständigkeiten können helfen, Mehrfacherfassungen zu beseitigen. Wichtig ist dabei Transparenz: Wer darf was sehen, und zu welchem Zweck?

• Landwirte brauchen Wahlfreiheit bei den Systemen – aber einheitliche Standards für den Datenaustausch. Proprietäre Insellösungen kosten am Ende Zeit und Geld.

• Förderprogramme für Digitalisierung sollten nicht nur Technik, sondern auch Schulung und laufenden Support berücksichtigen. Sonst werden aus geförderten Projekten schnell ungenutzte Insellösungen.

• Die Perspektive kleiner und mittlerer Betriebe muss stärker berücksichtigt werden. Nicht jeder Hof hat eine eigene IT-Abteilung oder einen fest angestellten Büroprofi.

Am Ende wird sich die Akzeptanz digitaler Systeme an einem einfachen Kriterium messen lassen: Verbringen Landwirte in fünf bis zehn Jahren spürbar weniger Zeit mit Formularen und Meldungen – und mehr mit Pflanzen, Tieren und unternehmerischen Entscheidungen? Ob dieses Ziel erreicht wird, hängt von allen Beteiligten ab: Gesetzgebern, Behörden-IT, Softwareanbietern, Beratern und nicht zuletzt von der Bereitschaft der Betriebe, sich auf neue Arbeitsweisen einzulassen.